Succesvol Afdelingsmanagement

Een logisch stappenplan voor elke manager

HET AFDELINGSPLAN

Ga methodisch te werk, stel targets en meet voortgang

Het is nu zaak om een afdelingsplan te maken. Vanuit de voorbereidingen weet je waar de afdeling nu staat en waar de afdeling uiteindelijk wil staan. Tevens heb je van de geïnventariseerde zwakke punten al in kaart gebracht wat de oorzaken zijn en in welk aandachtsgebied de oorzaken zich bevinden.

Richt je aandacht nu eerst op de oorzaken die in het aandachtsgebied Processen liggen. Bedenk concrete verbeterpunten en oplossingen. Maak hiervan een lijst met concrete maatregelen. Vermeld bij elke maatregel het waarom, het hoe, het doel en wanneer. Gezien de beschikbare capaciteit kun je nu ook aangeven wat de doorlooptijd wordt van de verbeteringen van de eerste fase.

Herhaal dit proces ook alvast voor de fase Mensen. Dit mag minder concreet zijn indien de start van deze fase pas na maanden wordt voorzien. Indien  je verwacht snel met deze fase aan de slag te gaan, houd het dan net zo concreet als fase 1.

Voor de volgende fasen Scope en Inhoud geef je vervolgens aan wanneer je de fase aandacht wilt even en wat je dan wilt doen. Dit mag in beschrijvende zin omdat concrete maatregelen mogelijk achterhaald zijn tegen de tijd dat je er aan toe komt.

Met betrekking tot de laatste fase beschrijf je voor het moment slechts wat je in die fase wilt bereiken. Het is nu nog veel te vroeg om lang over het hoe daarvan na te denken. Dit temeer aangezien er voorlopig nog geen concrete acties met betrekking tot deze fase zullen worden ondernomen.

Ga methodisch te werk

Het afdelingsplan dient verschillende doelen, zowel naar buiten als naar de afdeling. Naar buiten en naar de opdrachtgever is het vooral een verantwoordingsdocument. Presenteer  je afdelingsplan aan de overige afdelingen en zo hoog mogelijk in je organisatie. Verkrijg onvoorwaardelijke goedkeuring op het plan. Op deze wijze verkrijg je het commitment van de rest van de organisatie. De mensen, gelden, middelen en steun die je nodig zult hebben van de organisatie kun je nu steeds onder verwijzing naar het goedgekeurde afdelingsplan opvragen. Tegelijkertijd zal je dus steeds verantwoording moeten afleggen over de besteding van de capaciteit en de voortgang van de ontwikkeling van de afdeling onder verwijzing naar hetgeen in het afdelingsplan is toegezegd aan de organisatie. Daarom is het van het grootste belang dat je plan reëel is in plaats van ideëel.

Naar je afdeling toe is het afdelingsplan een prima middel om de gezichten dezelfde kant op te krijgen. Zorg dat jij niet degene bent die het plan maakt en oplegt, maar dat het plan daadwerkelijk in breed overleg door de gehele afdeling tot stand komt. Bouw voort op de resultaten van de fase waarin de gewenste identiteit van de afdeling tot stand kwam.

Waarom is het opstellen van het afdelingsplan niet in deel 1 opgenomen waar alle voorbereidingen staan beschreven maar maakt het deel uit van het begin van deel 2 ? Omdat de afdeling hier al daadwerkelijk creëert. Zonder ze nu reeds uit te voeren worden immers al de eerste concrete oplossingen gecreëerd.

 Om de betrokkenheid van de afdeling bij het plan te vergroten dient het in begrijpelijke taal geschreven te zijn en moet het heldere, korte en bondige zinnen bevatten.

 Ook begrijpelijke schema's kunnen helpen. Wanneer gaan we een actie ondernemen, waar bestaat de actie uit, wat moet de actie opleveren en wanneer vinden we de maatregel geslaagd? Indien mogelijk kun je per maatregel een verantwoordelijke benoemen.

 Indien het methodisch is opgezet kun je het afdelingsplan zowel gebruiken om verantwoording af te leggen als wel om verantwoording te vragen aan je medewerkers. Bespreking en beoordeling kan nu ook systematisch in het afdelingsoverleg plaatsvinden. Waar staan we met welke concrete maatregel,?Wat betekent dat? Waar moeten we meer gas geven? Waar moeten we nog even temperen? Door het afdelingsplan op deze manier steeds gezamenlijk met de mensen te bespreken zal het ook daadwerkelijk gaan leven.

En heel belangrijk: Vier de successen met elkaar. Complimenteer elkaar, maar durf elkaar ook te bekritiseren als er onvoldoende commitment is.

Indien je medewerkers hebt die absoluut niet mee willen zal je dat bij het opmaken van het afdelingsplan al merken. Probeer ze mee te krijgen op een positieve manier, maar als dat niet lukt, dwing het dan gerust af en wees er voor later bedacht op dat het goed zal zijn om deze medewerkers te gaan vervangen voor medewerkers die wel de juiste instelling hebben. Accepteer sabotage onder geen beding en treedt er hard tegen op.

Ga echter niet onnodig veel tijd besteden aan de medewerkers die echt niet mee willen. Alle tijd die je in ze investeert is onrendabel. Tijd die je besteed aan medewerkers die enthousiast mee willen levert vaak een veelvoud aan rendement op. Concentreer je dus vooral op de beste mensen. 

Stel targets 

Stel voldoende concrete targets in de tijd. Begin met één of meerdere targets voor 2 maanden na ingang van het afdelingsplan. Zet ook alvast de targets uit voor 4 maanden daarna, dus na een half jaar. Laat vervolgens steeds een logische periode van maximaal een half jaar afsluiten met een aantal concreet benoemde targets. initieel hoef je nog niet verder te kijken dan 2 jaar vanaf nu (maar minimaal 1 jaar vanaf nu).

Maak deze targets niet vaag, maar zorg dat ze meetbaar zijn of objectief te constateren. Een verbetering van de sfeer op de afdeling leent zich dus niet zo goed als target. Maar een 20 % reductie van de gemiddelde afhandelingstijd voor een servicevraag zou wel een prima target kunnen zijn.

Door targets vast te stellen geef je de afdeling concrete, realistische doelstellingen op overzienbare termijn. Dit is managen.

Meet voortgang!

Dwaal niet af door de dagelijkse gang van zaken. Laat je niet leiden door de dingen van de dag maar laat het afdelingsplan de afdeling leiden. Indien nodig pas je aan of stel je bij, maar laat het niet slechts stof vangen in de kast.

Meet de voortgang zoals de targets gesteld zijn. Analyseer gezamenlijk de afwijking. Wees eerlijk als dingen niet goed zijn gegaan en neem verantwoordelijkheid. Immers, als je geen verantwoordelijkheid neemt zeg je feitelijk dat je er niets aan kunt doen dat dingen verkeerd gaan. Als je er niets aan kon doen dat dingen verkeerd gaan kun je er waarschijnlijk ook niets aan doen om te zorgen dat dingen goed gaan.  In dat geval ben je geen manager en kun je stoppen.

Als dingen makkelijker of beter gingen, stel dan de komende targets scherper om zo snel mogelijk resultaat te halen.

Naast het meten van voortgang op de targets, zoals gesteld in dit afdelingsplan is het voor een breder overzicht goed om elk half jaar nog eens alle zwakke punten uit het inventarisatiedocument terug te lezen. Gelden ze nog of kun je inmiddels punten schrappen?

Doe verslag van de voortgang aan de hogere leidinggevenden met cc aan alle medewerkers van je afdeling. Maar maak er geen showcase van, wees eerlijk en je bouwt respect en krediet op. Als je de voortgang te positief weergeeft zal je niet meer serieus genomen worden en dat kan enorm tegen je werken.

Een goed afdelingsplan zou kunnen bevatten:

  • De vastgestelde functie van de afdeling
  • De missie statement en ambities van de afdeling
  • De inventarisatie van de beginsituatie
  • Analyse van de beginsituatie naar oorzaken
  • Categorisering van oorzaken naar prioriteiten-laag van de piramide
  • Opsomming van de te nemen maatregelen met bondige toelichting
  • Targets gegroepeerd naar tijdslijn
  • Benoeming van verantwoordelijke functionarissen
  • Datum van vaststelling en geldigheidsduur van het plan
  • Duidelijk begin- en eindpunt
  • Begrijpelijke taal (liefst geen managementjargon)

Bedenk dat het afdelingsplan een levend document is dat indien nodig moet worden ge-update. Doe dit echter niet frequenter dan per half jaar. Het moet niet een impulsief document zijn met hap snap beleid maar een langere termijn outlook met verbinding in het hier en nu.